ACCOUNT PRO - SHAREWARE VERSION Diese Shareware-Version unterscheidet sich von der Lizenzversion lediglich dadurch, dass sie Sie ab 200 Buchungen ab und zu daran erinnert, dass es sich hier um Shareware han- delt, die Ihnen ausschliesslich zu Testzwecken zur Verfügung steht. Gemäss den Share- ware-Regeln müssen Sie eine lizenzierte Version des Programms erwerben, wenn Sie es regelmässig benutzen wollen. Das Shareware-Konzept ermöglicht es Ihnen, das Programm vor einem allfälligen Erwerb der Lizenzversion ausgiebig zu prüfen um festzustellen, ob es Ihren Anforderungen ent- spricht und ob es Ihnen gefällt. Sie können die Lizenzversion von ACCOUNT PRO gegen Entrichtung einer Lizenzgebühr direkt vom Programmautor beziehen. Zusammen mit der Lizenzversion erhalten Sie auch das zu ACCOUNT PRO gehörende Benutzerhandbuch. Als registrierter Programmbenutzer werden Sie zudem über neue Programmversionen jeweils informiert und können diese zu Vorzugsbedingungen beziehen. BEZUGSQUELLE FUER LIZENZVERSION Sie erhalten eine Programmdiskette und eine Kopie des Benutzerhandbuchs, welches das System der doppelten Buchführung in leicht verständlicher Form erklärt und viele nütz- liche praktische Tips enthält, gegen Voreinzahlung einer Lizenzgebühr von Sfr. 148.- an den Programmautor: Konto Nr. 805.460.40 K W.R. Aus der Au Schweizerische Bankgesellschaft CH-8708 Männedorf Schweiz oder Eurocheck/Postanweisung/Kreditkartennummer an: W.R. Aus der Au Seestr. 80 CH-8712 Stäfa Schweiz *) Es werden Visa, Eurocard/Mastercard und Amexco akzeptiert Die Datei BESTELL.WRI enthält ein Bestellformular, das Sie in Windows Write laden und ausdrucken können. Es genügt jedoch, wenn Sie Ihrer Zahlung die nötigen Angaben in anderer Form beifügen. Bitte vergessen Sie nicht, das gewünschte Diskettenformat (5 1/4 oder 3 1/2 Zoll) und Ihre vollständige Adresse anzugeben! ALLGEMEINES UEBER ACCOUNT PRO ACCOUNT PRO ist ein netzwerk- und mandantenfähiges Buchhaltungs- und Finanzpla- nungsprogramm, basierend auf dem System der doppelten Buchführung. Es eignet sich sowohl für kleinere bis mittlere Betriebe aus Handel, Gewerbe, Handwerk und freien Berufen, als auch für Privatpersonen, die ihre eigenen Finanzen, ihre Liegenschaften, die Finanzen eines Vereins oder Aehnliches verwalten wollen. ACCOUNT PRO ist sehr bequem zu bedienen. Anders als bei 'normalen' Buchhaltungen, bei denen Fehlbuchungen durch zusätzliche Gegenbuchungen unwirksam gemacht (storniert) werden müssen, können bei ACCOUNT PRO die Buchungen jederzeit direkt korrigiert werden. ACCOUNT PRO erspart es dem Benutzer auch, sich über die zur Zeit der Königin Elisabeth I (1533-1603) von der Englischen Steuerverwaltung geprägten, für den buchhalterischen Laien ziemlich verwirrlichen Begriffe 'Soll' und 'Haben' irgendwelche Gedanken machen zu müssen. Trotzdem entsprechen die Bildschirme und Ausdrucke von ACCOUNT PRO den üblichen Darstellungen einer doppelten Buchhaltung. Neben den normalen Fähigkeiten zur Buchführung verfügt ACCOUNT PRO zusätzlich über Fähigkeiten, die eine sehr effiziente Finanzplanung ermöglichen. Für jedes Erfolgsrech- nungs-Konto können monatliche Budgets und Zukunftsschätzwerte eingegeben werden. Dabei sind auch Vorjahreswerte (so vorhanden) zum Vergleich verfügbar. Diese Konstel- lation erleichtert das Aufstellen eines Budgets und das Ermitteln von realistischen Schätz- werten. Mit diesem System kann jederzeit eine recht genaue Vorhersage über das finan- zielle Ergebnis am Ende der Buchungsperiode gemacht werden. ACCOUNT PRO versucht nicht, irgendwelchen gesetzlichen Vorschriften oder Richtlinien zu entsprechen. Insbesondere kann die Möglichkeit der direkten Korrektur von Buchungen (anstelle der üblichen Storno- und Korrekturbuchungen) als im Widerspruch zu den Grundsätzen des (nicht genau definierten) gesetzlichen Begriffs der 'Ordnungsmässigkeit der Buchführung' angesehen werden. Wenn eine gesetzliche Buchführungspflicht besteht, sollte deshalb jeweils im Einzelfall abgeklärt werden, ob der Einsatz von ACCOUNT PRO zulässig ist. Eine Buchungsperiode kann in ACCOUNT PRO zwischen zwei Tagen und zwölf Monaten lang sein. Sie kann in einem beliebigen Monat beginnen und zwei Kalenderjahre betreffen. Pro Buchungsperiode sind bis zu 16'300 Doppel-Buchungen auf bis zu 1000 verschiedene Konten möglich. REGISTRIERUNG Sie können die Lizenzversion von ACCOUNT PRO gegen Entrichtung einer Lizenzgebühr direkt vom Programmautor beziehen. Zusammen mit der Lizenzversion erhalten Sie auch das zu ACCOUNT PRO gehörende Benutzerhandbuch. Als registrierter Programmbenutzer werden Sie zudem über neue Programmversionen jeweils informiert und können diese zu Vorzugsbedingungen beziehen. BEZUGSQUELLE FUER LIZENZVERSION Sie erhalten eine Programmdiskette und eine Kopie des Benutzerhandbuchs, welches das System der doppelten Buchführung in leicht verständlicher Form erklärt und viele nütz- liche praktische Tips enthält, gegen Voreinzahlung einer Lizenzgebühr von Sfr. 148.- an den Programmautor: Konto Nr. 805.460.40 K W.R. Aus der Au Schweizerische Bankgesellschaft CH-8708 Männedorf Schweiz oder Eurocheck/Postanweisung/Kreditkartennummer *) an: W.R. Aus der Au Seestr. 80 CH-8712 Stäfa Schweiz *) Es werden Visa, Eurocard/Mastercard und Amexco akzeptiert Die Datei BESTELL.WRI enthält ein Bestellformular, das Sie in Windows Write laden und ausdrucken können. Es genügt jedoch, wenn Sie Ihrer Zahlung die nötigen Angaben in anderer Form beifügen. Bitte vergessen Sie nicht, das gewünschte Diskettenformat (5 1/4 oder 3 1/2 Zoll) und Ihre vollständige Adresse anzugeben! ANSCHAUEN ('Anschauen') ALLGEMEINES: ACCOUNT PRO ist so ausgelegt, dass sämtliche Daten einer Buchungsperiode jederzeit bequem am Bildschirm zugänglich sind. Der Menu-Punkt 'Anschauen' umfasst alle wesentlichen Darstellungen des rein buchhalterischen Teils von ACCOUNT PRO. Die Darstellungen des finanzplanerischen Teils finden Sie unter 'Planen' im Hauptmenü. KONTOBLATT: Es können bis zu ca. 1'600 Buchungen dargestellt werden. Wenn ein Kontoblatt mehr Buchungen enthält, als dargestellt werden können, dann sollte in erster Linie mit der Dar- stellung 'Monat' gearbeitet werden. Wenn diese Darstellung dann immer noch mehr Bu- chungen enthält, als dargestellt werden können, muss mit der Darstellung 'Periode' unter Eingabe eines genügend kurzen Zeitabschnitts gearbeitet werden. Doppelklicken in der mit 'M' (für Memo) bezeichneten Spalte bringt das Memo-Eingabefor- mular auf den Bildschirm. Doppelklicken in der Spalte 'Gkto' (für Gegenkonto) zeigt den entsprechenden Kontonamen an. Doppelklicken in einer anderen als den Spalten 'M' und 'Gkto' hat den gleichen Effekt wie der Menüpunkt 'Aendern' und bringt das Buchungsformular auf den Bildschirm. W i c h t i g: Wenn Sie Buchungen direkt in der Kontoblattdarstellung hinzufügen oder ändern, dann müssen Sie das Kontoblatt anschliessend mit 'Neuberechnen' neu darstellen, wenn Sie den Effekt der Buchungen in der Darstellung sehen wollen. JOURNAL-DARSTELLUNGEN: Es können maximal ca. 1'600 Buchungen dargestellt werden. Damit diese Grenze nicht überschritten wird, ist es allenfalls notwendig, für die Journal-Darstellung einen kleineren Buchungsnummernbereich, bzw. einen kürzeren Zeitabschnitt zu wählen. Doppelklicken in der mit 'M' (für Memo) bezeichneten Spalte bringt das Memo-Eingabefor- mular auf den Bildschirm. Doppelklicken in den Spalten 'Sollkonto' oder 'Habenkonto' zeigt den entsprechenden Kontonamen an. Doppelklicken in einer anderen als den Spalten 'M', 'Sollkonto' und 'Habenkonto' hat den gleichen Effekt wie die Befehlsleiste 'Aendern' und bringt das Buchungsformular auf den Bildschirm. BILANZ UND ERFOLGSRECHNUNG: Die Gliederung der Darstellung nach Kontogruppen ist nur dann möglich, wenn der Kontenplan ('Struktur'/'Kontenplan') solche Kontogruppen enthält. Die Check-Box zur Zusammenfassung der Debitoren- und Kreditorenkonten is nur dann aktiv, wenn im Kontenplan die speziellen Konten für Einzel-Debitoren oder -Kreditoren verwendet wurden. Doppelklicken auf einer Zeile hat denselben Effekt wie die Befehlsleiste 'Kontoblatt sehen/- ändern'. MONATLICHE AUFWAENDE/ERTRAEGE: Die Gliederung der Darstellung nach Kontogruppen ist nur dann möglich, wenn der Kontenplan ('Struktur'/'Kontenplan') solche Kontogruppen enthält. Doppelklicken auf einer Zeile hat denselben Effekt wie die Befehlsleiste 'Kontoblatt sehen/- ändern'. STATISTIK: Unter Liquidität wird in ACCOUNT PRO kurzfristig aufbringbares (Bar)geld verstanden. Die Konten, deren Saldi die Liquidität bilden, müssen definiert werden (Befehlsleiste 'Konten hinzufügen'). Als Liquidiätskonten können sowohl Aktivkonten (z.B. Kasse, Bankkonten) als auch Passivkonten definiert werden. Unter den Passivkonten kommen dabei kurzfristige Schulden (z.B. Kreditkarten-Schulden) in erster Linie in frage. BUCHEN ('Buchen') ALLGEMEINES: Buchungen können Sie unter dem Menu-Punkt 'Buchen' oder direkt aus den jeweiligen Bildschirmdarstellungen der Kontoblätter vornehmen. Wenn Sie in den Bildschirmdarstel- lungen buchen, dann sollten Sie jedoch beachten, dass Sie, um den Effekt der Buchungen in der Auswertung zu sehen, diese neu darstellen müssen. Klicken Sie dazu den Menüpunkt 'Neuberechnen' an. DATUM-FELD: Geben Sie das Buchungsdatum in der Form 'Tag.Monat' ein oder drücken Sie einfach [Enter] zur Eingabe des aktuellen Datums. Das Kalenderjahr ist nicht einzugeben, auch dann nicht, wenn die Buchungsperiode zwei Kalenderjahre betrifft. Da jeder Kalendermo- nat nur einmal in einer Buchungsperiode vorkommt, weist ACCOUNT PRO die Buchung automatisch dem richtigen Kalenderjahr zu. Es ist nicht notwendig, einen Punkt nach dem Monat zu setzen. Damit die Saldovorträge der Aktiv- und Passivkonten als erste Einträge auf den Kontoblät- tern erscheinen, sind Buchungen am ersten Tag der Buchungsperiode nur im Zusammen- hang mit dem Startkapitalkonto zulässig BETRAG-FELD: Hier müssen Sie den Buchungsbetrag unter Beachtung seines Vorzeichens eingeben. Eine Erklärung der Vorzeichenregel finden Sie unter 'Buchen: Betragsvorzeichen'. Kto.- UND Gkto.-FELDER: Die Abkürzungen Kto. (=K1) und Gkto. (=K2) stehen für 'Konto' und 'Gegenkonto'. Eine ausführliche Erklärung finden Sie unter 'Buchen: Kto. (K1) und Gkto. (K2)' BESCHREIBUNGS-FELD: Hier müssen Sie einen Buchungstext eingeben. Dieser kann maximal 30 Zeichen lang sein (bei durchschnittlicher Zeichenlänge) MEMO: Sie können den Buchungen jeweils ein Memo beifügen. Eine ausführliche Erklärung finden Sie unter 'Buchen: Memos und Offene Posten' TASCHENRECHNER: Eine Bedienungsanleitung finden Sie unter 'Optionen: Taschenrechner' STANDARDBUCHUNG: Mit dieser Funktion können Sie Standard- und Automatikbuchungen abrufen, die Sie zuvor unter 'Optionen'/'Standardbuchungen definieren' eingegeben haben. Ausführliche Erklä- rungen finden Sie unter den Hilfethemen 'Buchen: Automatische Buchungen', 'Buchen: Standardbuchungen' und 'Optionen: Standardbuchungen definieren'. START, BZW. ENDE SAMMELBUCHUNG: Wählen Sie 'Start Sammelbuchung' bevor Sie Sammel-, bzw. Splitbuchungen eingeben. Eine ausführliche Erklärung über die Eingabe solcher Buchungen finden Sie unter 'Buchen: Sammel-/Splitbuchungen' AENDERN UND KOPIEREN: Mit diesen Funktionen können Sie die unten auf dem Buchungsformular aufgeführten Bu- chungen ändern oder kopieren. BUCHEN: AUTOMATISCHE BUCHUNGEN ALLGEMEINES: Eine spezielle Art von 'Standardbuchungen' (siehe 'Buchen: Standardbuchungen'), bei de- nen das Betrag-Feld einen Prozentsatz enthält, erlaubt das automatische Verbuchen von Vorsteuer, MwSt., WUSt, Skonto. ACCOUNT PRO fügt einer Hauptbuchung dabei automatisch eine entsprechende Steuer- bzw. Skonto-Buchung hinzu. DEFINITION AUTOMATISCHER BUCHUNGEN: Zur Definition automatischer Buchungen wählen Sie 'Optionen'/'Standardbuchungen definieren' aus dem Hauptmenu. ANWENDUNG AUTOMATISCHER BUCHUNGEN Die Berechnung von Vorsteuer, MwSt. und WUSt erfolgt immer auf der Basis des (die Steuer enthaltenden) Bruttobetrages. Die Berechnung des Skonto erfolgt immer auf der Basis des effektiven Zahlungsbetrages. Die Hauptbuchung muss deshalb über den entsprechenden Betrag lauten. Zur unmittelbaren automatischen Verbuchung von Steuern und Skonti ist zunächst eine Hauptbuchung über den Bruttobetrag (bei WUST, Vorsteuer und Mw.St.), bzw. den effekti- ven Zahlungsbetrag (bei Skonto) zu machen. Als K1 ist dabei immer ein Bilanzkonto (Aktiv- kto. oder Passivkto.) zu verwenden. Im Falle von Skonto muss K1 dasjenige Aktivkonto sein, von dem/auf das die Zahlung erfolgt). Die Haupt-Buchung ist mit 'Verbuchen' normal abzuschliessen. Anschliessend muss die geeignete Automatikbuchung abgerufen werden (mit 'Standardbuchung' oder einer Tastenkombination ALT-x). ACCOUNT PRO erledigt al- les weitere automatisch. Zur nachträglichen Eingabe der Steuer oder des Skonto zu einer früher gemachten Bu- chung kann mit 'Kopieren' eine Kopie der betreffenden Hauptbuchung aufgerufen, und an- schliessend (vor 'Verbuchen') die geeignete Automatikbuchung aufgerufen (mit 'Standard- buchung' oder einer Tastenkombination ALT-x), werden. ACCOUNT PRO erledigt alles weitere automatisch. Zur Aenderung einer Steuer- oder einer Skonto-Buchung kann die Buchung mit 'Aendern' als zu ändernde Buchung aufgerufen und anschliessend (vor 'Verbuchen' die geeignete Standardbuchung aufgerufen (mit 'Standardbuchung' oder einer Tastenkombination ALT-x) werden. ACCOUNT PRO erledigt alles weitere automatisch. BUCHEN: BETRAGSVORZEICHEN Da in ACCOUNT PRO die Begriffe 'Soll' und 'Haben' nur in den buchhalterischen Darstellungen vorkommen, muss ersatzweise zur Dateneingabe eine Konvention darüber getroffen werden, in welcher Kolonne eines Kontoblattes ein Betrag zu verbuchen sei. Dazu wird der Betrag mit den Vorzeichen '+' (braucht nicht extra eingegeben zu werden) oder '-' versehen, die sich auf das Konto K1 beziehen (das Gegenkonto K2 erhält jeweils automatisch das umgekehrte Vorzeichen). Die Vorzeichenregel ist sehr einfach: '+' erhöht den Saldo von K1, wenn K1 ein Aktivkonto ist " Damit ist auch klar: '-' vermindert den Saldo von Aktivkonten (als K1) oder '-' macht den (normalerweise) ohne- hin schon negativen Saldo von Passivkonten (als K1) noch negativer. Beim Buchen gehen Sie am besten jeweils vom Aktiv- oder Passivkonto (als K1) aus. Dies ist fast immer möglich, denn Transaktionen zwischen Ertrags- und Aufwandkonten sind äusserst selten. Dabei stellen Sie sich ein Aktivkonto (z.B. die Kasse) als einen mit Geld gefüllten Topf, und ein Passivkonto als Loch (Negativ-Geld, Schuld) vor. Wenn nun z.B. eine Ausgabe aus der Kasse (als K1) zu verbuchen ist, dann ist es sehr plausibel dass der Betrag als negativ einzugeben ist, da ja die Geldmenge im Topf kleiner wird. Analog ist eine Einnahme in die Kasse plausiblerweise als positiver Betrag einzuge- ben. Bei Passivkonten als K1 ist es ähnlich einfach. Wenn z.B. ein Kauf mittels Kreditkarte (nicht die Zahlung an die Kreditkartenorganisation) verbucht werden soll dann ist der Betrag (bezogen auf das Konto 'Kreditoren Kreditkartenorganisation' als K1) plausiblerweise als negativ einzugeben. Grundsätzlich gilt also auch : Wenn K1 ein Bilanzkonto ist (Aktiven und Passiven), dann ist jede Ausgabe als negativer und jede Einnahme als positiver Betrag einzugeben. BUCHEN: KTO. (K1) und GKTO. (K2) Die Abkürzungen Kto. (=K1) und Gkto. (=K2) stehen für 'Konto' und 'Gegenkonto'. Jeder Geschäftsfall bewirkt im System der doppelten Buchhaltung eine zweifache Buchung; ein und derselbe Betrag wird immer im 'Soll' eines Kontos und gleichzeitig im 'Haben' eines anderen Kontos verbucht. Bei ACCOUNT PRO werden die Begriffe 'Soll' und 'Haben' beim Eingeben von Buchungen vermieden. An ihrer Stelle wird ein Betragsvorzeichen verwendet, welches sich primär auf Konto K1 bezieht. Siehe auch: Buchen: Betragsvorzeichen BUCHEN: MEMOS UND OFFENE POSTEN MEMORANDA ZU BUCHUNGEN: Der Buchungstext kann maximal 30 Zeichen pro Buchung umfassen. Falls dies nicht ausreicht oder wenn es sonst angezeigt ist, können Sie einer Buchung ein Memorandum beifügen. Klicken Sie dazu im Buchungsformular 'Memo' an, oder klicken Sie in den Bildschirmdar- stellungen ein Feld in der mit 'M' (Memo) bezeichneten Spalte doppelt an. In das Memoformular können Sie bis zu 500 Zeichen eingeben. Buchungen, die Sie mit einem Memorandum versehen haben, sind in den Bildschirmdar- stellungen in der mit 'M' bezeichneten Spalte mit dem Buchstaben M gekennzeichnet. Um das Memo einer mit M gekennzeichneten Buchung zu lesen, zu ändern, zu löschen oder auszudrucken können Sie in den Bildschirmauswertungen die Memo-Spalte der Bu- chung doppelt anklicken und die gewünschte Aktivität in dem daraufhin erscheinenden Memo-Formular durchführen. OFFENE POSTEN: Buchungen können Sie auch als 'Offene Posten' markieren und dabei gleichzeitig mit ei- nem Memo-Text versehen. Gehen Sie zum aufrufen des Memo-Formulars gleich vor, wie oben unter ' Memoranda zu Buchungen' beschrieben. Markieren Sie im Memo-Formular das Feld 'Offener Posten'. Wenn gewünscht, können Sie auch einen bis zu 500 Zeichen langen Memo-Text eingeben; Sie müssen aber nicht. Um die Markierung einer Buchung als 'Offener Posten' wieder zu entfernen oder um das zugehörige Memo zu lesen, zu ändern oder zu löschen, können Sie in den Bildschirmaus- wertungen die Memo-Spalte der Buchung doppelt anklicken und die gewünschte Aktivi- tät in dem daraufhin erscheinenden Memo-Formular durchführen. Buchungen, die Sie als 'Offene Posten' markiert haben, sind in den Bildschirmdarstellun- gen in der mit 'M' bezeichneten Spalte mit dem Buchstaben O gekennzeichnet. Unter 'Anschauen'/'Kontoblatt'/'Offene Posten anschauen' können die Sie die 'Offenen Posten' eines Kontos für eine beliebig wählbare Periode überblicken. Unter 'Drucken'/ 'Kontoblätter'/'Einzelkonto'/ 'Offene Posten' können Sie die offenen Posten eines beliebigen Kontos für eine beliebige Periode ausdrucken. Unter 'Optionen'/'Buchungen suchen' können Sie in der gesamten Buchhaltung nach Offenen Posten suchen. BUCHEN: SAMMEL-/SPLITBUCHUNGEN In ACCOUNT PRO hat jede Buchung grundsätzlich nur eine Gegenbuchung. Sammel- bzw. Splitbuchungen, bei denen mehreren Buchungen ein einzelnes Gegenkonto gegenüber- steht, sind aber trotzdem über ein Zwischenkonto möglich. Als Zwischenkonto wird zweckmässigerweise ein Aufwand- oder ein Ertragskonto definiert, und z.B. 'Sammel- buchungen (Saldo=0)' genannt. Nach der Eingabe einer Sammelbuchung muss der Saldo dieses Kontos immer wieder Null betragen, damit die Buchhaltung stimmt. Die Verwendung von Sammelbuchungen wird nachstehend am Beispiel einer Zahlung erläutert, die mehrere Konten betrifft: Wählen Sie im Buchungsformular 'Start Sammelbuchung' und geben Sie zunächst alle die einzelnen Konten betreffenden Beträge als Buchungen zwischen dem Sammelkonto (als K1) und dem betreffenden Konto (als K2) ein. Die Betragsvorzeichen sind dabei gleich wie wenn das Aktivkonto von dem aus die Zahlung erfolgt (z.B. ein Bankkonto) als K1 eingegeben würde. ACCOUNT PRO zeigt den auf das Sammelkonto gebuchten Gesamtbetrag in der linken oberen Ecke des Buchungsformulars an. Wenn Sie alle einzel- nen Beträge eingegeben haben, wählen Sie 'Ende Sammelbuchung' und machen Sie eine Buchung zwischen dem betreffenden Konto, von dem aus die Zahlung erfolgt ist und dem Sammelkonto, mit einem Buchungsbetrag, der gleich ist wie das angegebene Total der vorher eingegebenen einzelnen Beträge. Der Saldo des Sammelkontos muss dadurch auf Null gestellt werden. Wenn das Aktivkonto, von dem aus die Zahlung erfolgt ist, als K1 ein- gegeben wird, dann ist das Betragsvorzeichen dieser Buchung wie gewohnt negativ. Die Korrektur von Eingabefehlern erfolgt am zweckmässigsten direkt in der Bild- schirm-Darstellung des Sammelkontos ('Anschauen'/ 'Kontoblatt'). Nach der Korrektur muss der Saldo dieses Kontos wiederum Null betragen. BUCHEN: STANDARD-BUCHUNGEN Sie können bis zu 200 Standardbuchungen speichern. Wählen Sie dazu 'Optionen: Stan- dardbuchungen definieren' aus dem Hauptmenü. Im Buchungsformular können Sie mit der Befehlsleiste 'Standardbuchung' jeweils die 'Liste der Standardbuchungen' anzeigen und daraus die gewünschte Standardbuchung durch Mausklick abrufen. Wenn sie den Standardbuchungen bei der Definition Tastenkürzel bei- gefügt haben, dann können Sie sie auch direkt durch Eingabe der jeweiligen Tastenkürzel abrufen. Die Eingabefelder des Buchungsformulars werden nur dann überschrieben, wenn die ent- sprechenden Felder der 'Standardbuchung' Information enthalten. BUCHUNGSPERIODE: (Struktur'/'Buchungsperiode') BUCHHALTUNGSNAME: Geben Sie der Buchhaltung einen bis zu acht Zeichen langen, DOS-konformen Dateinamen. Beachten Sie, dass der Dateiname keine Erweiterung (.NNN) enthalten darf. Da ACCOUNT PRO für jede Buchungsperiode (Geschäftsjahr) einen neuen Satz von Dateien erzeugt, ist es zweckmässig, einen Buchhaltungsnamen zu verwenden, der aus einem stets gleichen ersten Teil besteht, und einem variablen zweiten Teil, der das Geschäftsjahr bezeichnet (z.B. FIBU94, FIBU95, etc.) ANFANGSDATUM, ENDDATUM: Eine Buchungsperiode kann in ACCOUNT PRO zwischen zwei Tagen und zwölf Mona- ten lang sein. Wenn die Buchungsperiode kürzer oder gleich 11 Monate ist, dann kann sie an einem beliebigen Datum beginnen. Wenn sie länger als 11 Monate ist, dann muss sie am ersten Tag eines (beliebigen) Monats beginnen. DRUCKEN ('Drucken') Bevor Sie ausdrucken, sollten Sie ACCOUNT PRO für den verwendeten Drucker einstellen. Wählen Sie dazu 'Datei'/'Drucker einstellen' aus dem Hauptmenü. Bitte beachten Sie, dass ACCOUNT PRO um auszudrucken mindestens 700 K an freiem Speicherplatz auf der Festplatte benötigt. ACCOUNT PRO benötigt das Papierformat A4. KONTENPLAN ('Struktur'/ 'Kontenplan') ACCOUNT PRO kann mit bis zu 1000 Konten arbeiten. Diese können beliebig in Aktiv-, Passiv-, Aufwand- und Ertragskonten aufgeteilt werden. Sie können beliebige, bis zu 6- stellige Kontonummern in beliebiger Reihenfolge verwenden. Die Reihenfolge der Konten wird durch ihre Plätze in der Kontenliste bestimmt - nicht durch die Kontonummern. Beachten Sie aber bitte, dass die Konten-Klassen wie folgt zugewiesen werden müssen: Erste Kontenklasse: Aktiven Zweite Kontenklasse: Passiven Dritte Kontenklasse: Aufwand Vierte Kontenklasse: Ertrag Beachten Sie bitte ferner, dass jeder Kontenplan ein 'Startkapitalkonto' (s. unten) enthalten muss und ein 'Sammelkonto' (s. unten) enthalten sollte. KONTONUMMER: Geben Sie eine bis zu 6-stellige Kontonummer ein. Die Nummer muss eine Zahl sein. BEZEICHNUNG: Die Länge der Kontobezeichnung ist nur durch die Länge des Eingabefeldes begrenzt. Die maximal mögliche Anzahl Zeichen einer Bezeichnung hängt deshalb von der Breite der ein- zelnen Zeichen ab. STUFE: Sie müssen mindestens die Stufe 4 (Detailkonten) benutzen. Die Verwendung von Konto- gruppen (Stufen 1 bis 3) ist fakultativ. Sie dienen in erster Linie der Gliederung von Bilanz und Erfolgsrechnung. Bitte beachten Sie, dass - wenn Sie sie verwenden wollen - Sie die Kontogruppen konse- quent verwenden müssen. ACCOUNT PRO fasst in den Auswertungen jeweils alle Unter- stufen zusammen, solange, bis es auf ein Konto der gleichen Stufe stösst. KONTOART: Weisen Sie den einzelnen Konten jeweils die entsprechende Kontoart zu. Neben den Haupt- kontoarten 'Allg. Aktivkonto', 'Allg. Passivkonto', 'Aufwandkonto' und 'Ertragskonto', gibt es noch die Sonderkontoarten 'Debitorenkonto', 'Kreditorenkonto', 'Startkapitalkonto' und 'Sammelkonto'. Diese sind wie folgt zu verwenden: 'Debitorenkonto': Debitorenkonten gehören zu den Aktiven und sind für die Verwendung als Einzel-Debito- renkonten (z.B. Kunden-Debitorenkonten) vorgesehen. Alle als Debitorenkonten bezeichne- ten Konten müssen unmittelbar aufeinanderfolgen und innerhalb der Aktivkonten einen Block bilden. Wenn Sie Debitorenkonten verwenden, dann können Sie die Einzel-Debitoren- konten in der Bilanz auch bei Darstellung im höchsten Detaillierungsgrad (Detailkonten der Stufe 4) zusammenfassen, was die Uebersichtlichkeit beträchtlich erhöhen kann. 'Kreditorenkonto': Kreditorenkonten gehören zu den Passiven und sind für die Verwendung als Einzel-Kredi- torenkonten (z.B. Lieferanten-Kreditorenkonten) vorgesehen. Alle als Kreditorenkonten be- zeichneten Konten müssen unmittelbar aufeinanderfolgen und innerhalb der Passivkonten einen Block bilden. Wenn Sie Kreditorenkonten verwenden, dann können Sie die Einzel- Kreditorenkonten in der Bilanz auch bei Darstellung im höchsten Detaillierungsgrad (Detailkonten der Stufe 4) zusammenfassen, was die Uebersichtlichkeit beträchtlich erhö- hen kann. 'Startkapitalkonto': Das Startkapitalkonto gehört zu den Passivkonten. ACCOUNT PRO benötigt dieses Konto zur Speicherung der Werte der Anfangsbilanz. 'Sammelkonto': Damit ACCOUNT PRO Sie bei der Eingabe von Sammel-, bzw. Splitbuchungen unterstützen kann, wird dieses Sonderkonto als Zwischenkonto benötigt. Das Sammelkonto kann an sich irgendeiner der Kontenklassen (Aktiven, Passiven, Aufwand, Ertrag) zugewiesen wer- den. Es hat per Definition nach der Eingabe einer Sammel-/Splitbuchung immer wieder ei- nen Saldo von Null. Es ist jedoch zweckmässig, als Sammelkonto das letzte der Ertrags- konten zu verwenden und ihm eine einprägsame Nummer zu geben (z.B. 9999). AENDERUNGEN DES KONTENPLANS: Ausser während der Zeit, in der Sie eine Buchhaltung wiederholt auf eine neue Buchungs- periode übertragen möchten (siehe 'Neue Buchungsperiode anfangen'), können Sie jeder- zeit - auch dann wenn die Buchhaltung bereits Buchungen enthält - Aenderungen am Kontenplan vornehmen (z.B. neue Konten eröffnen oder Kontogruppen einführen). Vor dem Löschen eines Kontos müssen Sie allerdings sämtliche in ihm enthaltenen Buchungen auf andere Konten umbuchen. KONVERSION VON DOS-ACCOUNT-DATEIEN Mit dem Transformationsprogramm WINTRANS.EXE können Sie Buchhaltungen, die mit den DOS-Versionen von ACCOUNT und ACCOUNT PRO erzeugt wurden, in das Format von ACCOUNT PRO für Windows transformieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Kopieren Sie alle zu einer DOS-Buchhaltung gehörenden Dateien (NAME.*) in das Ver- zeichnis von ACCOUNT PRO für Windows. Starten Sie dann das sich im ACCOUNT PRO für Windows-Verzeichnis befindliche DOS-Programm WINTRANS.EXE (mit 'Datei'/'Ausführen' aus dem Programm-Manager oder direkt mit dem Dateimanager) und transformieren Sie die Dateien. WINTRANS.EXE wandelt die DOS-Dateien in die neuen Dateien 'Name.ACC', 'Name.MEM', Name.PLA' und 'Name.TRA' um. Diese können Sie in ACCOUNT PRO für Windows direkt verwenden. LIQUIDITAET ('Anschauen', 'Statistik') Unter Liquidität wird in ACCOUNT PRO kurzfristig aufbringbares (Bar)geld verstanden. Die Konten, deren Saldi die Liquidität bilden, können frei definiert werden (Konten 'Hinzufü- gen'). Als Liquiditätskonten können sowohl Aktivkonten (z.B. Kasse, Bankkonten) als auch Passivkonten definiert werden. Unter den Passivkonten kommen dabei kurzfristige Schulden (z.B. Kreditkarten-Schulden) in erster Linie in frage. Die monatliche Liquiditätsstatistik kann aufzeigen, ob allenfalls Kapital anderweitig in- vestiert werden könnte. Der aktuelle, kurzfristig aufbringbare Barbetrag widerspiegelt sich im letzten auf der Tabelle dargestellten Monat. LIZENZVERTRAG Diese Software ist durch ein Copyright geschützt. Durch den Erwerb der Programmdisket- ten wird eine Lizenz erworben, die dazu berechtigt, die Software auf einem einzelnen PC oder auf einem Netzwerk-Server zu installieren und zu nutzen. Wenn die Software auf einem Netzwerk-Server installiert ist, dann darf Sie gleichzeitig auf höchstens zwei angeschlossenen PCs benutzt werden. Jede weitergehende Verwendung der Software bedarf zusätzlicher Lizenz(en). Das Kopieren der Programmdikette ist ausschliesslich zu Sicherungszwecken gestattet. Jede darüberhinausgehende Herstellung von Kopien der Programmdiskette(n) zu anderen Zwecken ist nicht gestattet. Insbesondere dürfen ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung von ADASOFT weder Kopien der Programmdiskette noch des Benutzerhandbuchs kommerziell vertrieben oder auf andere Weise an Dritte weitergegeben werden. Jede Lizenz berechtigt dazu, über neue Programmversionen jeweils informiert zu werden, und diese zu Vorzugsbedingungen direkt vom Autor beziehen zu können. BEZUGSQUELLE Weitere Exemplare dieser Software können Sie direkt vom Programmautor beziehen. Sie erhalten eine Programmdiskette und eine Kopie des Benutzerhandbuchs, gegen Vorein- zahlung einer Lizenzgebühr von Sfr. 148.-an: Konto Nr. 805.460.40 K W.R. Aus der Au Schweizerische Bankgesellschaft CH-8708 Männedorf Schweiz oder Eurocheck/Postanweisung/Kredidkartennummer an: ADASOFT, W.R. Aus der Au Seestr. 80 CH-8712 Stäfa Schweiz Die Datei BESTELL.WRI enthält ein Bestellformular, das Sie in Windows Write laden und ausdrucken können. Es genügt jedoch, wenn Sie Ihrer Zahlung die nötigen Angaben in anderer Form beifügen. Bitte vergessen Sie nicht, das gewünschte Diskettenformat (5 1/4 oder 3 1/2 Zoll) und Ihre vollständige Adresse anzugeben! NEUE BUCHHALTUNG ANFANGEN ('Datei'/'Neu' oder 'Neue Buchhaltung' in der 'Liste der Buchhaltungen') Sie können eine neue Buchhaltung entweder mit einem der mitgelieferten Kontenpläne (PRIVPLAN.ACC oder KAEFER4.ACC) eröffnen und ihren speziellen Bedürfnissen anpassen, oder einen eigenen Kontenplan verwenden. a) Neue Buchhaltung mit eigenem Kontenplan eröffnen: Wählen Sie 'Datei'/'Neu' aus dem Hauptmenü oder 'Neue Buchhaltung' in der 'Liste der Buchhaltungen'. Folgen Sie im weiteren der Benutzerführung. b) Neue Buchhaltung mit mitgeliefertem Kontenplan eröffnen: Wählen Sie 'Datei'/'Oeffnen' aus dem Hauptmenü und laden Sie die Datei, die den gewünschten Kontenplan enthält (z.B. PRIVPLAN.ACC). Bereinigen Sie anschliessend die Angaben zu Buchungsperiode ('Struktur' /'Buchungsperiode') und den Kontenplan ('Struktur'/'Kontenplan'). Geben Sie anschliessend die Anfangsbilanz ein, indem Sie alle Bilanzkonten-Saldi (Aktiven und Passiven) als Buchungen zwischen dem betreffenden Bilanzkonto (als K1) und dem Konto 'Startkapital' (als K2) eingeben. Aktivsaldi müssen Sie dabei als positive, und Passivsaldi als negative Werte eingeben. Nach der Eingabe der Anfangsbilanz ist die Buchhaltung eröffnet und es können nun die auftretenden Geschäftsvorfälle laufend verbucht werden. Wenn Sie die Original-Kontenplandatei nicht mehr benötigen, dann können Sie diese ein- fach in DOS löschen mit DEL Name.*. Siehe auch: Buchen: Betragsvorzeichen Buchen: K1 und K2 Neue Buchungsperiode anfangen NEUE BUCHUNGSPERIODE ANFANGEN ('Uebertrag') Am Ende einer Buchungsperiode (Geschäftsjahr) muss die Buchhaltung auf eine neue Bu- chungsperiode übertragen werden. Dabei erzeugt ACCOUNT PRO einen neuen Satz von Buchhaltungsdateien. Um eine Buchhaltung zu übertragen, müssen Sie den Punkt 'Uebertrag' des Hauptmenüs anwählen und das anschliessend erscheinende Bildschirm-Formular 'Neue Buchungspe- riode' ausfüllen. Sie müssen dabei einen neuen Buchhaltungsnamen und neue Anfangs- und Enddaten verwenden. Sie können eine Buchhaltung mehrmals übertragen. Dies ist besonders dann nützlich, wenn am Ende einer Buchungsperiode noch nicht alle notwendigen Daten verfügbar sind. In so einem Falle können Sie die neue Periode p r o v i s o r i s c h eröffnen und mit den Dateien der neuen Periode weiterarbeiten. Dabei müssen Sie jedoch unbe- dingt beachten, dass Sie bis zur definitiven Uebertragung der alten Periode k e i n e Aenderungen an den Kontenplänen (der alten und der neuen Periode) vornehmen dür- fen. Später, wenn die Daten der alten Periode einmal vollständig sind, und Sie die alte Buchhaltung d e f i n i t i v übertragen haben, dann können Sie den Kontenplan der neuen Buchhaltung nach belieben ändern. Bei jeder weiteren Uebetragung revidiert ACCOUNT PRO in der neuen Buchhaltung die Werte der Anfangsbilanz und die monatlichen Vorjahres-Werte der Erfolgsrechnungs- konten. Alle schon gemachten Buchungen der neuen Periode bleiben dabei erhalten. OPTIONEN: BUCHUNGEN SUCHEN ('Optionen'/'Buchungen suchen') Unter 'Optionen'/'Buchungen suchen' können Sie eine Buchhaltung nach Buchungen, die bestimmten Kriterien erfüllen, durchsuchen Sie können suchen nach: BUCHUNGSTEXT: a) Beide Checkboxen leer: Suche nach einem Textbruchstück. Gross-/Kleinschrift spielt keine Rolle. b) Nur Checkbox 'Nur ganze Wörter/Sätze' angekreuzt: Suche nach ganzen Wörtern oder Sätzen. Gross-/Kleinschrift spielt keine Rolle. c) Nur Checkbox 'Gross-/Kleinbuchstaben beachten' angekreuzt: Suche nach einem Textbruchstück unter Beachtung von Gross-/Kleinschrift. d) Beide Checkboxen, 'Nur ganze Wörter/Sätze' und 'Gross-/Kleinbuchstaben beachten' angekreuzt: Suche nach ganzen Wörtern oder Sätzen unter Beachtung von Gross- /Kleinschrift. oder nach BUCHUNGSBETRAG: Suche nach Buchungen über einen bestimmmten Betrag. Der Betrag ist stets als posi- tiver Wert einzugeben. oder nach OFFENEN POSTEN: Suche nach Buchungen, die als 'Offene Posten' markiert wurden und die innerhalb einer bestimmten Zeitperiode liegen. Als Suchergebnis können bis zu ca. 1'600 Buchungen dargestellt werden. Wenn das Such- ergebnis mehr als ca. 1600 Buchungen umfasst, dann müssen Sie das Suchkriterium en- ger fassen. Doppelklicken in der mit 'M' (für Memo) bezeichneten Spalte bringt das Memo-Eingabefor- mular auf den Bildschirm. Doppelklicken in der Spalte 'Kto' (für Konto) oder 'Gkto' (für Gegenkonto) zeigt den entsprechenden Kontonamen an. Doppelklicken in einer anderen als den Spalten 'M' und 'Gkto' hat den gleichen Effekt wie der Menüpunkt 'Aendern' und bringt das Buchungsformular auf den Bildschirm. OPTIONEN: PASSWORTSCHUTZ ('Optionen'/'Passwortschutz') Sie können den Zugriff auf jede einzelne Buchhaltungsdatei mit einem individuellen Passwort schützen. Die Verwendung eines Passworts bewirkt auch, dass die entsprechede Buchungsdatei in verschlüsselter Form abgespeichert wird. Weder Buchungsbeträge noch Buchungstexte sind dann lesbar. Bitte beachten Sie, dass das Passwort nur Buchstaben und Zahlen enthalten darf. Die Passwörter sind nicht sensitiv auf Gross- oder Kleinschrift. Seien Sie vorsichtig, und vergessen Sie die Passwörter nicht! Wenn Sie ein Passwort vergessen haben sollten, dann kann nur noch ADASOFT helfen. OPTIONEN: STANDARDBUCHUNGEN DEFINIEREN ('Optionen'/ 'Standardbuchungen definieren') Sie können bis zu 200 Standard- und Automatikbuchungen speichern. Automatikbuchun- gen sind eine spezielle Art von Standardbuchungen und dienen der automatischen Verbuchung von WUSt., MwSt., und Skonto. STANDARDBUCHUNGEN HINZUFUEGEN/AENDERN/LOESCHEN: Zum hinzufügen einer Standardbuchung müssen Sie den Mauscursor auf eine leere Zeile positionieren und die Befehlsleiste 'Definieren' mit der Auswahl 'Standardbu- chung' anklicken. Füllen Sie das anschliessend erscheinende Eingabeformular ganz oder teilweise aus. Zum ändern oder loeschen einer Standardbuchung müssen Sie den Mauscursor auf die entsprechende Buchung positionieren und anschliessend die Befehlsleiste 'Aendern', bzw. 'Löschen' anklicken. AUTOMATIKBUCHUNGEN HINZUFUEGEN/AENDERN/LOESCHEN: Zum hinzufügen einer Automatikbuchung müssen Sie den Mauscursor auf eine leere Zeile positionieren und die Befehlsleiste 'Definieren' mit der Auswahl 'Automatikbu- chung' anklicken. Wählen Sie im anschliessend erscheinenden Eingabeformular den gewünschten Buchungstyp und machen Sie die weiter notwendigen Angaben. Zum ändern oder loeschen einer Automatikbuchung müssen Sie den Mauscursor auf die entsprechende Buchung positionieren und anschliessend die Befehlsleiste 'Aendern', bzw. 'Löschen' anklicken. TASTENKUERZEL (ALT-A ... ALT-Z) Sie können bis zu 26 Standard- und Automatikbuchungen mit Tastenkürzeln versehen (ALT-A ... ALT-Z). Damit können Sie solche Standardbuchungen dann leicht direkt ins Buchungsformular hinein abrufen. OPTIONEN: TASCHENRECHNER ('Optionen'/'Taschenrechner') Die Bedienung des Rechners entspricht der eines einfachen handelsüblichen Taschenrech- ners. Die 'Tasten' des Rechners können über die Tastatur oder mit der Maus betätigt wer- den. Durch 'runden' wird der Wert der Anzeige auf zwei Stellen nach dem Komma gerundet. Das Resultat kann direkt in das Eingabeformular übernommen werden. Mit 'uebernehmen' wird das Resultat unverändert übernommen. Mit 'negativ übernehmen' wird das Resultat mit umgekehrtem Vorzeichen übernommen. Mit 'Abbrechen' wird die Taschenrechnerfunktion ohne Resultatübernahme verlassen. PLANEN ('Planen') 'Planen' bedeutet das Aufstellen einer Zielvorgabe (Budget) für alle Aufwand- und Ertrags- konten und das periodische Abschätzen zukünftiger Abweichungen von dieser (Schät- zung). Ziel des Planens ist das möglichst frühzeitige Erkennen von Abweichungen vom bud- getierten finanziellen Gesamtergebnis am Ende der Buchungsperiode. Gestützt darauf können allenfalls Massnahmen (z.B. Sparen, Verschieben von Projekten) ergriffen werden. Siehe auch: Planen: Budget Planen: Schätzung Planen: Jahresübersicht Planen: Monatsübersicht Planen: Typ-Definition PLANEN: BUDGET ('Planen', 'Konto') Das Budget sollte zu Beginn der Buchungsperiode als Zielvorgabe aufgestellt und nachher n i c h t m e h r v e r ä n d e r t werden. Wenn im Laufe der Zeit erkannt wird, dass Budgets in der Realität nicht erreicht werden, dann sollten die Werte der 'Schätzung' (und nicht die Budgetwerte) entsprechend korrigiert werden. Die monatlichen Budgetwerte können Sie durch Anklicken der entsprechenden Zeilen direkt in die Planungstabelle übertragen; es ist nicht notwendig dazu die Felder 'Von Monat' und 'Bis Monat' des Eingabeformulars zu verwenden. Siehe auch: Planen: Schätzung Planen: Uebernahme Budget Planen: Vorjahr PLANEN, JAHRESUEBERSICHT ('Planen', 'Jahresübersicht') Die Jahresübersicht vergleicht die Jahres-Werte von 'Vorjahr', 'Budget' und 'Bisher'+- 'Schätzung' der einzelnen Konten und insgesamt. Die Werte von 'Bisher' berücksichtigen alle Buchungen bis und mit dem 'letzten Monat mit vollständigen Buchungen'. Für die weiteren Monate wird die 'Schätzung' zur Bildung der Werte von 'Bisher'+'Schätzung' he- rangezogen. Die letzte Zeile der Jahresübersicht enthält den für das Geschäftsjahr zu erwartenden Gewinn oder Verlust. Kolonne 'M': In der mit 'M' bezeichneten Kolonne wird das Vorhandensein von Planungsmemos zu Detailkonten (Kontenplan Stufe 4) angezeigt. Klicken Sie die entsprechende Zeile dieser Kolonne einfach doppelt an, wenn Sie ein Memo hinzufügen, ändern, löschen oder ausdrucken wollen. Kolonne 'K': In der mit 'K' bezeichneten Kolonne werden allffällige Planungskomflikte angezeigt. Bei den als Typ 'Fix' bezeichneten Konten erscheint dort ein Ausrufezeichen, wenn der (geschätzte) Jahres-Endbetrag (Bisher+Schätzung) nicht mindestens gleich hoch wie der Gesamtbudgetbetrag ist. Dies soll darauf aufmerksam machen, dass die Zukunftsschät- zung revidiert werden sollte, da die 'Jahresübersicht' so kein realistisches Bild liefert. Sehen/ändern des zugehörigen Kontoblatts: Anstatt die Befehlsleiste 'Kontoblatt sehen/ändern' anzuklicken, können Sie auch einfach die entsprechende Zeile in irgendeiner Kolonne ausser Kolonne 'M' doppelt anklicken. Siehe auch: Planen: Budget Planen: Monatsübersicht Planen: Schätzung Planen: Vorjahr PLANEN: MEMO ('Planen'/'Konto') Damit die mit den jeweiligen Zukunftsschätzungen über die monatlichen Aufwände oder Erträge eines Kontos verbundenen Ueberlegungen nicht verloren gehen, kann jedem Er- folgsrechnungskonto (Erträge und Aufwände) ein Memorandum zur Planung beigefügt werden. Um ein Memo hizuzufügen, müssen Sie die Befehlsleiste 'Memo' anklicken. In das Memoformular können Sie bis zu 500 Zeichen eingeben. Wenn einem Konto ein Planungs-Memo beigefügt wurde, dann erscheint auf dem Pla- nungs-Formular oben rechts das Wort '(Memo)'. Um ein Memo zu entfernen, müssen Sie die Befehlsleiste 'Memo' anklicken und das Memo durch Anklicken von 'Löschen' entfernen. PLANEN, MONATSUEBERSICHT ('Planen', 'Monatsübersicht') Die Monatsübersicht vergleicht die Monats-Werte von 'Budget', 'Schätzung' und 'Aktuell' der einzelnen Konten und insgesamt. Die Werte von 'Aktuell' berücksichtigen alle Buchungen des laufenden Monats. Die Buchungsperiode kann unter dem Menu-Punkt 'Jahresüberblick' als Ganzes über- blickt werden. Kolonne 'M': In der mit 'M' bezeichneten Kolonne wird das Vorhandensein von Planungsmemos zu Detailkonten (Kontenplan Stufe 4) angezeigt. Klicken Sie die entsprechende Zeile dieser Kolonne einfach doppelt an, wenn Sie ein Memo hinzufügen, ändern, löschen oder ausdrucken wollen. Sehen/ändern des zugehörigen Kontoblatts: Anstatt die Befehlsleiste 'Kontoblatt sehen/ändern' anzuklicken, können Sie auch einfach die entsprechende Zeile in irgendeiner Kolonne ausser Kolonne 'M' doppelt anklicken. Siehe auch: Planen: Budget Planen: Jahresübersicht Planen: Schätzung Planen: Vorjahr PLANEN, SCHAETZUNG ('Planen', 'Konto') Die (Zukunfts-) Schätzung sollte während der Buchungsperiode laufend gemäss den let- zten Erkenntnissen korrigiert werden. Wo dies angezeigt ist, können die 'Vorjahr'- oder die 'Budget'- Werte bequem übernommen werden. Dazu ist als Schätzwert 'V' oder 'B' einzugeben. Die monatlichen Schätzwerte können Sie durch Anklicken der entsprechenden Zeilen direkt in die Planungstabelle übertragen; es ist nicht notwendig dazu die Felder 'Von Monat' und 'Bis Monat' des Eingabeformulars zu verwenden. Am Anfang der Buchungsperiode sind die Schätzwerte gleich den Budgetwerten. ACCOUNT PRO erlaubt das automatische Uebernehmen der Budgetwerte als Schätzwerte für alle oder einzelne Aufwand- und Ertragskonten. Dazu ist der Punkt 'Planen'/'Uebernahme Budget' im Hauptmenu anzuwählen. Siehe auch: Planen: Budget Planen: Uebernahme Budget PLANEN, TYP-DEFINITION ('Planen','Konto') Für jedes Konto kann im Bereich 'Planen' angegeben werden um was für einen Konto-Typ es sich handelt: Typ V (variabel): Der (geschätzte) Jahres-Endbetrag (Bisher+Schätzung) kann einen beliebigen Wert anneh- men. Dies ist der Normalfall und braucht nicht speziell angegeben zu werden. Typ F (fix): Der (geschätzte) Jahres-Endbetrag (Bisher+Schätzung) muss mindestens gleich wie der budgetierte Wert, oder grösser sein. Dies ist meist zutreffend bei Konten wie 'Ver- sicherungsprämien', 'Miete', etc., wo in der Regel bereits bei der Eingabe des Budgets klar ist, wie hoch der Gesamt-Jahresbetrag sein wird. Bei als Typ F (fix) bezeichneten Konten erscheint ein Warnhinweis, wenn die obengenannte Bedingung nicht erfüllt ist. Ebenso erscheint in diesem Fall ein Hinweis (rotes Ausrufezeichen) in der Darstellung 'Jahresübersicht'. Dies soll den Benutzer darauf aufmerksam machen, dass er die Zukunftsschätzung revidieren sollte, da die 'Jahresübersicht' sonst ein unrealistisches Bild liefern würde. Siehe auch: Planen: Budget Planen: Jahresübersicht PLANEN, UEBERNAHME BUDGET ('Planen', 'Uebernahme Budget') Am Anfang der Buchungsperiode sind die Schätzwerte gleich den Budgetwerten. ACCOUNT PRO erlaubt das automatische Uebernehmen der Budgetwerte als Schätzwerte für alle oder einzelne Einnahmen- und Ausgabenkonten. Dazu ist jeweils der Menu-Punkt 'Uebernahme Budget' des Haupmenüs anzuwählen. Siehe auch: Planen: Budget Planen: Schätzung PLANEN, VORJAHR ('Planen', 'Konto') Die Werte 'Vorjahr' werden beim 'Uebertrag' auf neue Buchungsperiode automatisch gene- riert und dienen als Hilfe für das Aufstellen des neuen Budgets. In Fällen wo dies angezeigt ist, können sie unverändert als neue Budgetwerte übernommen werden. Dazu ist als Budgetwert 'V' einzugeben. Siehe auch: Planen: Budget Planen: Schätzung Planen: Uebernahme Budget Sie benutzen eine nicht-lizenzierte Shareware-Version von ACCOUNT PRO. Seien Sie bitte daran erinnert, dass Ihnen gemäss den Shareware-Regeln dieses Programm lediglich zu Testzwecken zur Verfügung steht. Sie sollen feststellen können, ob das Programm Ihren Anforderungen genügt, und ob es Ihnen zusagt. Wenn Sie ACCOUNT PRO regelmässig einsetzen möchten, dann sind Sie gemäss den Shareware-Regeln dazu verpflichtet, sich beim Programmautor als Benutzer registrieren zu lassen und ihn durch die Ueberweisung der Lizenzgebühr für die Ueberlassung der Lizenz- version des Programms angemessen zu entschädigen. Dieser Bildschirm wird Sie ab und zu an den obengenannten Sachverhalt erinnern... STARTKAPITALKONTO ('Struktur'/'Kontenplan') Zur Speicherung der Anfangssaldi der Bilanzkonten (Aktiven und Passiven) benötigt ACCOUNT PRO ein 'Startkapitalkonto' (Reinvermögen). Dieses kann ein beliebiges Konto aus der Klasse 'Passiven' sein. Bei Neueröffnung einer Buchhaltung müssen zunächst alle Bilanzkonten-Saldi (Aktiven und Passiven) als Buchungen zwischen dem Bilanzkonto (als K1) und dem Konto 'Startkapital' (als K2) eingegeben werden. Aktiven sind dabei als positive, Passiven als negative Werte einzugeben. Beim Eröffnen einer neuen Buchungsperiode ('Uebertrag') erzeugt ACCOUNT PRO die Startkapitalbuchungen automatisch. Siehe auch: Buchen: Betragsvorzeichen Buchen: K1 und K2 Neue Buchungsperiode anfangen STATISTIK ('Anschauen', 'Statistik') ACCOUNT PRO erlaubt die Auswertung der Buchungen nach statistischen Kriterien: MONATLICHE AUFWAENDE/ERTRAEGE Zur Anzeige der Aufwand-/Ertragsstatistik wählen Sie 'Monatlicher Aufwand/Ertrag und klicken Sie die Befehlsleiste 'Statistik anzeigen' an. MONATLICHE LIQUIDITAET Unter Liquidität wird in ACCOUNT PRO kurzfristig aufbringbares (Bar)geld verstanden. Bevor Sie die Liquiditätsstatistik anzeigen können, müssen Sie angeben, welche Konten zur Liquidität beitragen. Klicken Sie dazu den Auswahlknopf 'Liquidität' und anschliessend die Befehlsleiste 'Hinzufügen' an. Geben Sie nun alle Konten an, die zur Liquidität beitra- gen. Als Liquiditätskonten können Sie sowohl Aktivkonten (z.B. Kasse, Bankkonten) als auch Passivkonten angeben. Unter den Passivkonten kommen dabei kurzfristige Schulden (z.B. Kreditkarten-Schulden) in erster Linie in frage. Um Konten aus der Liste der Liquditätskonten wieder zu entfernen, müssen Sie das entsprechende Konto in der Liste und dann die Befehlsleiste 'Konto löschen' anklicken. Die monatliche Liquiditätsstatistik kann aufzeigen, ob allenfalls Kapital anderweitig in- vestiert werden könnte. Der aktuelle, kurzfristig aufbringbare Barbetrag widerspiegelt sich im letzten auf der Tabelle dargestellten Monat. Siehe auch: Liquidität STRUKTUR ('Struktur') Wählen Sie 'Struktur'/ 'Kontenplan' aus dem Hauptmenu, wenn Sie: - Neue Konten eröffnen wollen - Kontennnamen und Nummern ändern wollen - Konten löschen wollen Wählen Sie 'Struktur'/ 'Buchungsperiode' aus dem Hauptmenu, wenn Sie: Den Namen der Buchhaltung oder das Anfangs- und/oderdas Enddatum der Buchungsperiode eingeben oder ändern wollen